WAAROM ERP OOK VOOR KMO'S VAN BELANG KAN ZIJN
ERP-SOFTWARE: WEET WAT ER SPEELT
Artikel gepubliceerd door Metallerie
ERP-software zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie met dezelfde en actuele gegevens werkt, ongeacht waar men is
ERP-systemen zijn lange tijd de oplossing geweest waarmee grote bedrijven hun administratieve bedrijfsprocessen digitaal aan elkaar knoopten. Hun doel: realtime inzicht in hun business verkrijgen. Inmiddels zijn er ook steeds meer kmo's, ook in de maakindustrie, die met ERP-software hun onderneming sturen. Waarom zou je als maakbedrijf die stap zetten?
VOORAL GROTE BEDRIJVEN
Volgens Statistiek Vlaanderen gebruikt zo'n 60% van alle Vlaamse bedrijven met meer dan tien medewerkers een ERP-pakket (Enterprise Resource Planning) om informatie uit te wisselen (stand 2021). Sinds 2013 zit dit percentage behoorlijk in de lift, want toen gebruikte nog maar 44% van de Vlaamse kmo's deze software. Vlaanderen doet het overigens beter dan het Brussels Gewest (52%) en Wallonië (48%).
Deze cijfers geven echter een vertekend beeld, want België telt veel kleine bedrijven, met minder dan tien medewerkers. Bij de kleine kmo's (2 tot en met 9 medewerkers) bedraagt de penetratie van ERP een schamele 22%; bij ondernemingen met 10 tot en met 49 medewerkers ligt het percentage op 57%.
Het zijn vooral de grote bedrijven die nog steeds de lijst aanvoeren: 92% van de bedrijven met meer dan 250 medewerkers werkt met ERP.
COVID-19 HEEFT INTERESSE AANGEWAKKERD
Met name de coronapandemie heeft in de maakindustrie geleid tot fors meer interesse voor ERP-systemen. In de lockdown ging een groot deel van de medewerkers van thuis uit werken en dan wreekt zich het feit dat er geen centraal informatiesysteem is dat online toegankelijk is. Hoe hou je dan nog het overzicht?
In een recent rapport van het Britse onderzoeksbureau ABI Research wordt de implementatie van ERP-software gezien als de tweede stap die productiebedrijven na de coronacrisis hebben gezet nadat ze eerst hun toeleveringsketens op orde hadden gemaakt. ERP-software helpt de bedrijven hun risico's in de toeleveringsketens in kaart te brengen zodat ze niet meer overvallen worden met onderbrekingen, zoals tijdens de lockdowns.
Voor kleinere en middelgrote kmo's is dat evenwel niet de belangrijkste reden om hun bedrijfsprocessen te digitaliseren. Twee andere redenen spelen een grotere rol: het optimaliseren van de bedrijfsprocessen én de digitalisering bij OEM's (Original Equipment Manufacturers) en Tier 1- en Tier 2-toeleveranciers die in een versnelling komt. Nog een derde reden voor een kmo is het vastleggen van de kennis, die nu vaak in de hoofden van de bedrijfsleiders of productiechefs zit. Met de vergrijzing en het tekort aan ervaren vakmensen kan dit een nog belangrijker argument worden.
INZICHT IN JE ONDERNEMING
Via zo'n ERP-systeem krijgt men namelijk inzicht in de verschillende deelprocessen. Denk maar aan de inkoop van materialen en het voorraadbeheer daarvan, productietijden versus de uitgebrachte offertes, orderdoorloop in het bedrijf enzovoort, en kan men deze gaan sturen. Doordat er niet langer met eilandoplossingen wordt gewerkt maar iedereen in hetzelfde IT-systeem informatie bewaart, wordt kennis ontsloten. Het risico bij uitval van een productiechef die met zijn eigen Excel-sheets het atelier prima laat draaien, wordt kleiner, omdat de IT-oplossingen voor meer transparantie zorgen.
Omdat iedereen in hetzelfde systeem informatie bewaart, wordt kennis ontsloten
Door deze transparantie is de stap naar 'lean manufacturing' makkelijker. Het wordt eenvoudiger om analyses te maken en bepaalde simulaties te doen. Dat geldt ook voor processen in het atelier. Een 'bill of materials' (BOM) kan automatisch worden gegenereerd zodra een CAD-model (Computer-Aided Design) naar het ERP-systeem wordt gestuurd; sommigen maken zelfs tegelijkertijd een volledige 'bill of labour' (BOL) om te kijken of de personeelsbezetting matcht met de planning. Het is zelfs mogelijk om simulaties te doen met bepaalde bewerkingsmachines om te zien welke het meest efficiënt voor een job zijn en of het zinvol is te investeren in nieuwe machines.
Het MES-systeem van ProfitPlus ondersteunt de hele operatie van het productieproces, van grondstoffen tot eindproduct. Het systeem levert informatie aan operators en machines op het moment dat het nodig is. Vervolgens kan het systeem exact registreren wat er gebeurt tijdens het productieproces
Vrijwel alle machines en systemen kunnen tegenwoordig aan het ERP-systeem worden gekoppeld, zodat bijvoorbeeld de voorraad direct wordt bijgewerkt als een gereedschap uit het magazijn wordt genomen. Bestellingen kunnen vervolgens automatisch worden geplaatst, waardoor eigen voorraden fors kunnen worden afgebouwd. En de factuur die digitaal binnenkomt, wordt door het ERP-systeem automatisch verwerkt.
Alle afdelingen en medewerkers worden geconnecteerd met elkaar
Dit draagt bij aan efficiënter werken en vermijdt het manueel invoeren van gegevens, met alle foutrisico's van dien. Hiermee wordt het ERP-systeem het fundament onder de onderneming, waarin geen informatie meer verloren gaat en deze goed toegankelijk blijft voor iedereen. Alle afdelingen, alle medewerkers die ermee werken, worden geconnecteerd met elkaar.
DRAAGVLAK
Juist omdat het ERP-systeem een grote impact heeft op alle afdelingen van het bedrijf, vergt de implementatie een gedegen voorbereiding. De twee beginstappen zijn een analyse van de huidige manier van werken en de situatie die men in de toekomst wenst. Hoe zou er over enkele jaren gewerkt moeten worden?
In het licht van die laatste vraag is het des te belangrijker naar de grotere trends te kijken, met name wat betreft de digitalisering van de productieketens. Bedrijven die werk uitbesteden aan kleinere kmo's, zullen in de toekomst steeds meer digitaal willen communiceren met hun toeleveranciers, omdat dit efficiënter is en er minder kans op fouten is. Wie zich daar nu niet op voorbereidt, loopt het risico ooit werk te mislopen.
Wie zich nu niet voorbereidt, loopt het risico werk te mislopen
De implementatie van ERP-software is een omvangrijke klus. Omdat dit tot aanpassingen van de werkwijze leidt, is draagvlak onder de betrokken medewerkers onmisbaar. Communicatie over het doel van deze stap moet vanaf het begin helder zijn. Maak duidelijk dat ERP-software helpt om efficiënter te werken, maar de rol van de medewerker niet volledig kan overnemen. ERP kan heel snel een productieplanning maken voor de komende week, maar uiteindelijk beslist de productiechef hoe het een en ander verloopt als bijvoorbeeld een machine uitvalt.
De planningen van het systeem zijn een ondersteuning om sneller tot betere beslissingen te komen. Daarnaast is het beter de implementatie gefaseerd uit te voeren; in stappen die voor de betrokken afdelingen overzichtelijk en behapbaar zijn. Bij de selectie van een ERP-leverancier moet men letten op de modulariteit van de software.
Kan men het systeem naderhand uitbreiden met losse modules? Dat vergroot de flexibiliteit en maakt het gemakkelijker om de implementatie over een langere periode uit te smeren en ermee leren werken stap voor stap te doen.
De beschikbaarheid van dashboards is eveneens iets waar in de pakketselectie naar gekeken moet worden. Mensen zijn visueel ingesteld: een wijzer die uitslaat in het rood wordt eerder opgepikt als waarschuwing dan een cijfer. Visualisatie vergroot het inzicht.
ProfitPlus voegt operationele gegevens samen om een compleet beeld te krijgen. Bekijk wat in bestelling is, welke materialen al op voorraad zijn en wat de status is van de capaciteit, zodat het productieproces geoptimaliseerd kan worden
CLOUD OP EIGEN SERVER
Ook ERP-software wordt steeds vaker als cloudoplossing aangeboden. Klinkt hip, maar in de cloud betekent in de praktijk niet meer of minder dan dat de servers bij de leverancier staan of bij een van zijn partners. Dat neemt werk weg bij de gebruikers, zoals de dagelijkse update, die van cruciaal belang is omdat in het ERP-systeem alle bedrijfsgegevens zijn opgeslagen. Dat is echter ook met een eigen server goed te automatiseren.
Toch wordt in onderzoeken de verwachting uitgesproken dat komende jaren de cloud aan belang wint, al is het maar omdat de aanbieders hiermee sneller kunnen opschalen en het de leveranciers hun onderhoud aan de systemen vereenvoudigt.
DOORGAANDE COMMUNICATIE IN DE KETEN
De ERP-software digitaliseert en standaardiseert de communicatie binnen een bedrijf. Maar uiteindelijk wil men naar een betere communicatie binnen de keten, zodat men sneller kan inspelen op veranderingen, efficiënter werkt, de foutkans verkleint doordat minder vaak informatie manueel opnieuw moet worden ingevoerd en men risico's beter kan inschatten.
Vanuit ERP-software kan men informatie uitwisselen met derden. Het probleem evenwel is dat er geen standaard bestaat voor hoe informatie wordt benoemd. Elke ERP-leverancier gebruikt hier zijn eigen codes voor. Dit betekent in de praktijk dat men 'vertaaltabellen' moet ontwikkelen om automatisch informatie met derden uit te kunnen wisselen. Technisch is dit mogelijk, maar het kost manuren en dus geld. Bovendien is het de vraag wat er gebeurt als er bij een van de partijen een software-update gebeurt.
Internationaal zijn er meerdere initiatieven genomen om hiervoor een oplossing te ontwikkelen. Vanuit Duitsland is bijvoorbeeld het Gaia-X-initiatief gelanceerd, een Europees initiatief dat tot een nieuwe, open en transparante data-infrastructuur moet leiden waarmee het makkelijker wordt digitaal informatie uit te wisselen. Industrie 4.0 / SME is een van de werkgroepen binnen Gaia-X.
Voor al deze ontwikkelingen moet data eenvoudiger uitwisselbaar zijn
Use cases zijn onder andere het onderling uitwisselen van data in ketens maar bijvoorbeeld ook shared production. In deze laatste toepassing wil men verder gaan dan enkel informatie delen. Het verschil is dat het potentieel verder kan worden vergroot door de vorming van ad-hocnetwerken voor toegevoegde waarde en dat in elk geval (gezamenlijk) nieuwe bedrijfsmodellen kunnen worden ontwikkeld.
Manufacturing X is een ander concept, waaraan de Duitse machinebouw meedoet, samen met een aantal partijen uit de automobielindustrie en een van de marktleiders in de ERP-markt. Directe aanleiding hier is de toenemende druk op de productieketens om transparant te zijn, bijvoorbeeld over de herkomst van materialen (Digitaal Product Paspoort in 2025) of emissies (CO2-taks).
Maar de machinebouwers denken ook aan onderhoudsmodellen zoals predictive maintenance. Voor al deze ontwikkelingen moet data eenvoudiger uitwisselbaar zijn. Daarvoor wil men zogenaamde dataopslagruimten en -systemen ontwikkelen, ook om minder afhankelijk te worden van de Amerikaanse cloudaanbieders.
NEDERLAND LOOPT VOOROP
In Nederland is hiervoor enkele jaren geleden een Smart Industry-project gestart, dat ertoe heeft geleid dat de stichting Smart Connected Suppliers Network (SCSN) is opgericht. Inmiddels is de oplossing die men ontwikkeld heeft operationeel. Nederland loopt hiermee voorop.
SCSN koppelt naar analogie van mobiele telefoons via zogenaamde serviceproviders IT-systemen aan elkaar zodat informatie uitgewisseld kan worden zonder dat men telkens een aparte vertaalslag hoeft te maken. Via zo'n serviceprovider zijn alle partijen in de productie-industrie te koppelen aan elkaar, ongeacht of er updates bij de andere partij plaatsvinden of niet. Momenteel is het aantal partijen dat van SCSN gebruikmaakt nog beperkt, maar de verwachtingen zijn hooggespannen.
Andere aanbieders zoeken de oplossing in een API (Application Programming Interface) en zeggen hiermee efficiënter en vooral goedkoper te kunnen werken. Het nadeel hiervan is dat deze onderhoud vergen: als een van de geconnecteerde softwarepakketten wijzigt, moet dikwijls ook iets aangepast worden aan de andere kant.
Daarom pleiten sommige ERP-leveranciers ook voor integratie van bijvoorbeeld een boekhoudpakket in het ERP-systeem. Omdat de digitale communicatie in de keten belangrijker wordt, voorspellen sommigen dat blockchain-technologie z'n intrede gaat doen in de ERP-software. Met name voor de supply chain-functies is blockchain een veelbelovende technologie.
