De zoektocht naar een nieuw ERP-systeem...

Je hebt ongetwijfeld al eens de term "ERP" horen vallen bij het zoeken naar digitalisatie- en automatisatiesoftware. Vaak komt daar ingewikkelde taal bij kijken, samen met wat technische termen en aan het einde van de rit weet u niet of het voorgestelde ERP-systeem wel geschikt is voor uw bedrijf! Bespaar wat tijd, hieronder staan alle feiten op een rijtje: wat is ERP en hoe begin je aan je zoektocht?

Wat is een ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning; het automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in één centrale database die voor iedereen raadpleegbaar is. Er wordt maximaal geautomatiseerd, maar op geen enkel moment verlies je de controle. ERP moet eenvoudig, gebruiksvriendelijk en onmiddellijk inzetbaar zijn. Op die manier kan een ERP-systeem ervoor zorgen dat er sneller en met meer controle wordt gewerkt, met meer en betere informatie dan ooit tevoren. Goede bedrijfsresultaten starten bij een vlekkeloze organisatie, en dit vraagt om sterke business software.

Niet te verwarren met generieke boekhoudsoftware, die namelijk niet aangepast zijn aan de specifieke noden binnen jouw markt en sowieso bepaalde functionaliteiten tekortkomen.

De voordelen van een ERP-systeem lijken vaak abstract, maar hebben zo hun voordelen:

Alle gegevens centraal: geen zoektocht in de stapel offertes en facturen in de archiefkasten. ProfitPlus slaat alle gegevens op in een centrale database waardoor alle informatie over elke opdracht gemakkelijk terug te vinden is. Stel dat een klant na drie jaar weer een bestelling plaatst bij jouw bedrijf en die had een klacht, dan vind je die klacht gemakkelijk terug. Hierdoor kun je hierop inspelen en de productie van deze nieuwe opdracht opvolgen. Het maakt jouw service net iets beter zonder dat dit extra werk met zich meebrengt.
Je hebt steeds een up-to-date overzicht van je bedrijf: Dat overzicht stelt je in staat om snel beslissingen te nemen op basis van feiten en cijfers en om kort op de bal te spelen als er zich problemen voordoen.
Je workflow wordt veel efficiënter: Hangt op zijn beurt samen met de productiviteit. Je krijgt ruimte waardoor je een betere service kunt verlenen.
Je maakt minder (dure) fouten: Een deel van je bedrijfsprocessen gebeurt automatisch. Minder handmatige tussenkomst, waardoor je je werknemers slimmer en efficiënter kunt inzetten voor andere taken.
Je kunt koppelen met andere softwarepakketten en applicaties: Door die synchronisatie hoef je gegevens niet langer twee keer in te voeren. Zo win je tijd én maak je minder 'kleine' tikfouten met soms 'grote' gevolgen..

Stel deze 3 vragen voor u een ERP-systeem kiest

Hoe is het contact met de ontwikkelaar? Merkt u dat uw ERP-partner blijft innoveren en investeren in de software? Komen er vaak nieuwe updates uit? Krijgt u snel een antwoord op uw vragen over hun product of softwareproblemen? Als u op alle vragen 'ja' kunt antwoorden, dan kunt u ervan uitgaan dat het softwarebedrijf er alles aan doet om uw ervaring met hun product zo goed mogelijk te maken. Een goede dienstverlening is cruciaal, ook ná de implementatie.

Groeit de software mee met de behoeften van uw bedrijf? De markt staat nooit stil en een investering in een ERP-systeem is voor meerdere jaren of zelfs decennia. De software moet flexibel genoeg zijn om mee te groeien met uw bedrijf en uw toekomstplannen. Een stagnerend pakket, of nog erger, een software die niet regelmatig wordt geüpdatet, zal uw bedrijf niet optimaal kunnen ondersteunen in de toekomst.

Hoeveel bespaart u als het ERP-systeem eenmaal is geïmplementeerd? De investering in een ERP-systeem kan op het eerste gezicht groot lijken. Het is belangrijk om te onthouden dat de software niet alleen voor meer efficiëntie en overzicht zorgt, maar dat u er ook veel geld en tijd mee kunt besparen, vaak veel meer dan bedrijfsleiders op het eerste gezicht inplannen. Denk aan het feit dat u maar één systeem nodig hebt in plaats van meerdere eilandoplossingen, of dat u minder kostbare fouten maakt, of minder tijd aan de basisadministratie moet besteden.

Wat dit dus wil zeggen...

Een ERP-systeem implementeren heeft heel wat voordelen, maar een gemakkelijke keuze is het niet. De software wordt tenslotte de ruggengraat van je bedrijf. De keuze die je maakt moet je de juiste zijn. Neem hier gerust genoeg tijd voor.

Ga voor een kennismakend gesprek

Terug naar het overzicht