Ultrasnel gegevens uitwisselen dankzij EDI

Extra uren in een dag, wie wil dat nu niet? Vooral als het over administratie gaat, wilt u er het liefste zo snel mogelijk vanaf zijn. Die facturen, betalingen en al het andere papierwerk zijn nu eenmaal een noodzakelijk kwaad. Wat als we u vertellen dat het allemaal sneller en efficiënter kan?

EDI of electronic data interchange is in mensentaal het elektronisch uitwisselen van bedrijfsdocumenten zoals aankooporders, bestelbonnen, facturen, enzoverder. Deze documenten zijn altijd opgemaakt volgens een vaste structuur. Daardoor kan de software ze gemakkelijk inlezen.

Wanneer een document gescand wordt, kunnen er wel eens herkenningsproblemen voorkomen. Bij ProfitPlus Business Software is dat niet het geval. De software leest een xml- of edifact-bestand in. Daardoor worden velden zoals factuurnummer, afzender, product, prijs … automatisch herkent. De business software maakt daar dan automatisch een boeking van. Het grote voordeel is dus dat dit altijd perfect werkt.

Testcase geslaagd, nu volledig geïmplementeerd

Bij ProfitPlus business software is EDI een relatief nieuwe module, die we momenteel bij enkele klanten succesvol hebben uitgerold. Bij Loeters worden aankoopfacturen voor 98% automatisch ingelezen. Als u weet dat er zo’n 50 per dag en dus zo’n 1.000 per maand binnenkomen, beseft u ook dat u enorm veel tijd bespaart doordat ze volautomatisch ingeboekt worden. Er komt op die manier meer tijd vrij om u op andere belangrijke zaken te focussen.

Die facturen worden in het systeem overigens gekoppeld aan een receptienota. Zo kunt u altijd nagaan of de goederen goed aangekomen zijn of checken waar het fout gegaan is mocht iets ontbreken.

Ook de foutenmarge wordt aanzienlijk kleiner. Bij een andere klant merkten ze na twee tests al enkele receptiefouten op. Deze kunt u door het automatische systeem niet enkel snel opmerken, maar ook direct rechtzetten.

Koppeling met voorraad

Veel pakketten hebben een automatisch boekingssysteem, maar ons softwarepakket is ook gekoppeld aan uw voorraad. Zo duidt het aan welk artikel gefactureerd is, tegen welke prijs en of het al dan niet verkeerd is geleverd.

Snel en eenvoudig facturen betalen

Aankoopfacturen inboeken en ze ook effectief betalen, is een werkje dat enorm veel tijd in beslag neemt. Door een extra module te voorzien in onze business software, maken we het voor u een heel stuk gemakkelijker. Bij SEPA krijgt u een overzicht te zien van alle openstaande betalingen. U duidt aan welke u wenst te betalen en onderaan krijgt u zo een bedrag te zien. Met één klik op de muis downloadt u een bestand dat u daarna kunt inladen bij uw online banking systeem. Op deze manier zijn alle aangeduide facturen in één keer betaald. Via CODA krijgt u dan een digitaal rekeningafschrift. Dit kunt u inlezen in uw ERP-pakket waarna het systeem deze facturen automatisch gaat afboeken.

Wilt u zelf ook enorm veel tijd besparen en het uzelf veel gemakkelijker maken? Ga voor onze business software met EDI! Bel ons op +32 56 96 02 10 of mail naar sales@profitplus.be.


Terug naar het overzicht

Contacteer ons

Voornaam (*) Naam (*) E-mail (*)
Vraag of bericht (*)

Klaar voor de overstap?