Voorraad is pas betrouwbaar wanneer registreren eenvoudig genoeg is
Volgens het systeem liggen er nog vijf snijgereedschappen in het magazijn. Wanneer ze nodig zijn, blijkt het vak leeg. Iemand heeft de laatste exemplaren meegenomen, maar het verbruik niet geregistreerd. Het systeem heeft dan niet verkeerd gerekend. Het kreeg gewoon niet de juiste informatie.
Voorraadverschillen ontstaan op de plaats van verbruik
Traditionele voorraadprocessen gaan ervan uit dat elke beweging onmiddellijk wordt geboekt.
In de praktijk staat de computer soms een eind verder. De medewerker moet zijn werk onderbreken, naar een vaste werkpost lopen, inloggen, het juiste scherm openen, het artikel opzoeken en de hoeveelheid ingeven.
Wanneer het druk is, wordt die registratie uitgesteld. Soms gebeurt ze later alsnog, soms wordt ze helemaal vergeten.
Vooral bij kleine maar kritische materialen is dat gevaarlijk:
- snijgereedschappen
- boren en frezen
- lasmaterialen
- bevestigingsmaterialen
- onderdelen die regelmatig worden vervangen
- verbruiksgoederen met een lange levertermijn
Een vergeten registratie lijkt op dat moment onschuldig. Het probleem wordt pas zichtbaar wanneer het onderdeel dringend nodig is.
Registreer waar het verbruik gebeurt
De eenvoudigste manier om registratiegedrag te verbeteren, is de registratie dichter bij de praktijk brengen.
Een gsm of betaalbare mobiele scanner op een vaste plek of, per medewerker, kan bij de kritische voorraadlocatie worden gebruikt. De medewerker scant het artikel op het moment dat hij het meeneemt en geeft de verbruikte hoeveelheid in.
Afhankelijk van de situatie kan het verbruik:
- aan een specifiek productieorder worden gekoppeld
- als algemeen of los verbruik worden geregistreerd
De medewerker hoeft daardoor niet eerst naar een vaste pc te stappen. Het systeem ontvangt de voorraadbeweging op het moment en de plaats waar ze werkelijk gebeurt, rekening houdende met meerdere locaties.
Gebruiksgemak is hierbij geen detail. Hoe meer stappen iemand moet doorlopen, hoe groter de kans dat de registratie opnieuw wordt uitgesteld.
Daarom kan de flow worden afgestemd op het soort materiaal. Bij kritische of dure artikelen kan elke eenheid expliciet worden gescand. Bij andere materialen kan een medewerker vrij een hoeveelheid ingeven.
Minimumvoorraad is meer dan een vast getal
Zodra voorraadbewegingen betrouwbaarder worden geregistreerd, kan het systeem toekomstige tekorten beter bewaken. De eenvoudigste methode is een statische minimumvoorraad. Zodra de voorraad onder een vast niveau zakt, verschijnt het artikel op een besteladvies.
Een vast minimum is echter niet voor elk artikel geschikt. Het verbruik verandert doorheen het jaar en sommige materialen worden na verloop van tijd nauwelijks nog gebruikt.
Daarom kan ook met dynamische minimumvoorraden worden gewerkt. Daarbij wordt rekening gehouden met de actuele rotatie. Artikelen met regelmatig verbruik krijgen een ander advies dan artikelen die al lange tijd niet meer bewegen.
Zo vermijd je twee tegenovergestelde problemen:
- te weinig voorraad van actieve, kritische artikelen
- onnodig bijbestellen van artikelen waar nauwelijks nog vraag naar is
De exacte formule hangt af van het bedrijf, het artikel en de gewenste veiligheidsmarge. Het belangrijke verschil is dat de bestelbeslissing niet uitsluitend steunt op een minimum dat ooit één keer manueel werd ingevuld, en dat de bewaking gemakkelijk in tabelvorm kan gebeuren over honderden items.
Van voorraadtekort naar besteladvies
Wanneer de actuele voorraad, de minimumvoorraad en de toekomstige behoefte bekend zijn, kan het ERP-systeem voorstellen wat moet worden besteld.
Het besteladvies kan artikelen groeperen per leverancier. De aankoopmedewerker hoeft daardoor niet voor elk artikel apart uit te zoeken:
- wat ontbreekt
- hoeveel er nodig is
- bij welke leverancier het doorgaans wordt aangekocht
Voor bepaalde aankopen kunnen op basis van dezelfde informatie prijsaanvragen naar meerdere leveranciers worden voorbereid en opgevolgd in één duidelijk overzicht. Zeker omdat je weet dat niet iedereen antwoordt binnenin een zelfde tijdspanne, en er veel prijsvragen door elkaar kunnen lopen.
De uiteindelijke keuze en bestelling blijven een bedrijfsbeslissing, maar de administratieve voorbereiding wordt sterk beperkt. De medewerker verschuift zo van voortdurend gegevens verzamelen naar uitzonderingen beoordelen en aankoopbeslissingen nemen.
Zonder correcte ontvangst blijft de voorraad fout
Mobiele verbruiksregistratie lost niet alle voorraadproblemen op.
Ook binnenkomende goederen moeten correct worden gereceptioneerd. Wanneer een bestelling fysiek aankomt maar niet in het systeem wordt ontvangen, blijft het ERP ervan uitgaan dat de goederen nog onderweg zijn.
Voorraadbetrouwbaarheid vraagt dus discipline in twee richtingen:
- correct registreren wat binnenkomt
- correct registreren wat wordt verbruikt
Bij grotere magazijnen kan het ERP-systeem ook gekoppeld worden aan een automatisch magazijn, zoals een Kardex-oplossing. De magazijnbewegingen worden dan onderdeel van dezelfde voorraadadministratie.
De technologie kan verschillen, maar het principe blijft hetzelfde: de digitale voorraad moet de fysieke werkelijkheid zo snel mogelijk volgen.
Minder stilstanden en minder overleg
Wanneer kritische onderdelen ontbreken, ontstaat er meer werk dan alleen een dringende bestelling.
Medewerkers beginnen te zoeken. Collega’s worden opgebeld. Er worden tijdelijke oplossingen bedacht. De planning wordt aangepast en soms staat een machine stil.
Een betrouwbare registratie helpt om die situatie vroeger te detecteren. Het systeem kan waarschuwen voordat het tekort de productie bereikt.
Dat levert verschillende voordelen op:
- minder productiestilstanden
- minder zoekwerk
- minder misverstanden
- minder spoedbestellingen
- betrouwbaardere besteladviezen
- minder interne communicatie over ontbrekende voorraad
Een goed voorraadsysteem verplicht medewerkers niet om administratief te werken zoals een computer dat verwacht, maar kan wanneer nodig.
Het brengt de registratie naar de plaats waar het werk effectief gebeurt: tijdswinst en minder risico op fouten.
