ERPA automatiseert calculatie en werkopvolging met ProfitPlus

Van Complexe calculaties naar meer tijd op de werkvloer

Veel productiebedrijven groeien sneller dan hun administratie kan volgen. Calculaties worden complexer, planning vraagt meer opvolging en cruciale kennis zit vaak bij één of enkele mensen.

Bij ERPA, een West-Vlaams metaalbedrijf actief in verspaning, laserwerk en plooiwerk, zagen we dezelfde uitdaging. Samen met zaakvoerder Kurt Vanwynsberghe implementeerden we ProfitPlus Business Software om administratie, calculatie en werkopvolging beter te structureren.

Het resultaat: minder manueel werk, meer betrouwbare data en opnieuw meer ruimte voor de werkvloer.

“Sinds de ingebruikname van ProfitPlus Business Software ben ik niet langer continu aan mijn bureau gekluisterd. Zowat de helft van mijn tijd kan ik opnieuw in de werkplaats aan de slag.”
Kurt Vanwynsberghe, zaakvoerder ERPA

Resultaten bij ERPA

Met ProfitPlus kreeg ERPA meer grip op de processen die dagelijks het verschil maken:

complexe eenheden correct verwerkt zonder manuele omwegen;
minder afhankelijkheid van kennis bij één persoon;
tijdregistratie en werkopvolging beter gestructureerd;
meer inzicht in planning, uitvoering en administratie;
implementatie afgerond in ongeveer zes maanden;
zaakvoerder opnieuw meer aanwezig op de werkvloer.

De uitdaging: complexe calculaties zonder rekenwerk naast het systeem

ERPA werkt volgens een “done by one”-aanpak: klanten kunnen rekenen op één partner die meedenkt, uitvoert en opvolgt. Die veelzijdigheid vraagt om processen die correct en efficiënt ondersteund worden.

Toen Kurt Vanwynsberghe als vierde generatie de leiding nam over het familiebedrijf, merkte hij hoe zwaar administratie en prijscalculatie doorwogen. Vooral de verschillende eenheden vormden een uitdaging. Materialen worden bijvoorbeeld aangekocht in meters, maar verkocht in ton. Zulke gegevens moeten correct verwerkt worden in offertes, orders, productie en facturatie.

ERPA sprak met verschillende ERP-leveranciers, maar telkens bleek die complexiteit een struikelblok.

“Zowat alle ERP-vendors beten hun tanden stuk op de complexe problematiek van de eenheden. Zelf had ik geen enkele bedoeling om met een rekenmachine naast de computer te zitten om waarden om te rekenen.”
Kurt Vanwynsberghe

Voor ons was dit precies het soort uitdaging waar ProfitPlus zijn meerwaarde bewijst: complexe bedrijfsprocessen vertalen naar een praktische oplossing die werkt in de dagelijkse realiteit van productiebedrijven.

Onze aanpak: praktisch, geïntegreerd en beheersbaar

Bij ERPA was het belangrijk om snel tot een bruikbare oplossing te komen, zonder een zwaar of langdurig traject. ProfitPlus Business Software kon grotendeels aansluiten op de bestaande noden van het bedrijf, met weinig maatwerk.

We rolden de oplossing stapsgewijs uit over een periode van ongeveer zes maanden. Daarbij lag de focus op:

correcte prijscalculatie;
automatische verwerking van complexe eenheden;
administratieve vereenvoudiging;
geïntegreerde boekhouding;
tijdregistratie op de werkvloer;
betere werkopvolging en planning.

Voor ERPA maakte vooral de praktische toepasbaarheid het verschil. De oplossing was krachtig genoeg om de complexiteit op te vangen, maar bleef tegelijk beheersbaar in implementatie en gebruik.

Van persoonlijke kennis naar gedeelde bedrijfsdata

Voor de implementatie waren veel calculaties, beslissingen en opvolgingen sterk afhankelijk van Kurt zelf. Dat maakte de werking kwetsbaar. Door die processen onder te brengen in ProfitPlus, werd belangrijke bedrijfskennis beter gestructureerd en overdraagbaar.

“ProfitPlus Business Software verplichtte me mijn eigen werkwijze overboord te gooien. Door dat te doen, heb ik gelijktijdig de continuïteit van het bedrijf gewaarborgd. Het systeem en de achterliggende data op calculatievlak maken me als bedrijfsleider misbaar.”
Kurt Vanwynsberghe

Dat is voor ons een belangrijk resultaat van een goede ERP-implementatie: niet alleen administratie automatiseren, maar ook zorgen dat een bedrijf minder afhankelijk wordt van individuele kennis en sterker kan groeien.

Meer controle op de werkvloer

ERPA gebruikt ProfitPlus ook voor tijdregistratie op de werkvloer. Medewerkers registreren hun tijd op opdrachten en machineonderdelen, waardoor het bedrijf een correcter beeld krijgt van de werkelijke uitvoering.

Die informatie helpt ERPA om beter te plannen, flexibeler te organiseren en nauwkeuriger op te volgen. Door de koppeling tussen werkvloerdata, administratie en facturatie ontstaat één geïntegreerde werking. Geen losse registraties, geen dubbele input, maar betrouwbare informatie om sneller en beter te beslissen.

Ook de omschakeling zelf verliep vlotter dan verwacht.

“We hadden ons aan een jaar ellende verwacht en hadden ook onze klanten in die zin voorbereid. De implementatie liep echter dermate vlot dat de meeste van onze klanten de omschakeling wellicht niet hebben gemerkt.”
Kurt Vanwynsberghe

Herkenbaar voor jouw productiebedrijf?

De case van ERPA is herkenbaar voor veel productiebedrijven die willen groeien, maar merken dat administratie, calculatie of werkopvolging steeds meer tijd vragen.

Deze aanpak is relevant als je:

werkt met complexe prijscalculaties of verschillende eenheden;
veel tijd verliest aan administratie of dubbele input;
meer grip wil op planning, tijdregistratie en werkopvolging;
merkt dat cruciale kennis te veel bij één persoon zit;
wil groeien zonder extra administratieve rompslomp.

ERPA