Hoe SupraBazar zijn groei onder controle houdt
Meer winkels, meer verkoopkanalen en honderdduizenden artikelen: groei maakt retailrganisaties doorgaans niet eenvoudiger.
Meer dan 2 jaar na go-live bewijst de samenwerking met ProfitPlus dat de bedrijfsprocessen onder controle blijven, ook bij expansie.
Steeds slaagt SupraBazar erin om de complexere werking beheersbaar te houden en te verbeteren. Een traject waarin technologie en pragmatisch samenwerken hand in hand gaan.
We laten eigenaar Lowie Vanhalst, logistiek verantwoordelijke Michiel Foulon en business consultant Stijn Ameye aan het woord.
Eén centrale werking voor winkels, webshops en verschillende merken
SupraBazar maakt deel uit van de Vanhalst Retail Group. De groep omvat vandaag vijf fysieke SupraBazar-winkels en een webshop met een bijzonder breed assortiment. Daarnaast behoren ook conceptstore Kabine en Kantine, babywinkelketen Dreambaby en een verhuurtak Qiddo voor babyspullen tot de groep.
In totaal worden nu 8, binnenkort 9, winkels, 2 webshops en verschillende entiteiten aangestuurd vanuit één centraal distributiecentrum. ProfitPlus vormt daarbij het centrale ERP- en WMS-platform.
Die schaal brengt een stevige operationele complexiteit met zich mee. SupraBazar telt meer dan 300 medewerkers en beheert ongeveer 450.000 actieve artikelen. Daarvan zijn er zo’n 200.000 beschikbaar via de webshop.
Bovendien moeten goederen voortdurend bewegen tussen het centrale magazijn, de verschillende winkels en de webshops. Ook geboortelijsten maken deel uit van de logistieke flow, waarbij bestellingen afhankelijk van de verwachte geboortedatum op het juiste moment geleverd moeten worden.
“Het dagelijks managen van al die entiteiten is geen sinecure”, vertelt eigenaar Lowie Vanhalst. “Gelukkig worden ze aangestuurd vanuit één centraal distributiecentrum en één ERP- en WMS-pakket. “Daardoor kunnen we goederen vlot tussen de verschillende entiteiten en winkels verplaatsen.”
Van papier naar realtime registratie
Voor de invoering van WMS-scanning verliepen veel handelingen in het magazijn nog volledig met pen en papier. Picklijsten werden handmatig verwerkt en voorraadwijzigingen konden niet rechtstreeks op de werkvloer geregistreerd worden.
Medewerkers moesten daardoor met goederen lange afstanden afleggen naar een beperkt aantal vaste computer werkstations. De administratie werd soms pas een dag later verwerkt, waardoor voorraadverschillen moeilijker te vermijden of tijdig te detecteren waren.
“Vandaag gebeurt vrijwel alles met scanners: van verplaatsingen en orderpicking tot de ontvangst van goederen”, vertelt logistiek verantwoordelijke Michiel Foulon.
Doordat medewerkers een handeling onmiddellijk bij het artikel en de magazijnlocatie registreren, vallen heel wat overbodige verplaatsingen weg. Eventuele fouten worden bovendien sneller zichtbaar en kunnen meteen worden gecorrigeerd.
Het resultaat is niet alleen meer snelheid, maar ook meer rust op de werkvloer.
“Een voorraad die klopt is absoluut goud waard”, benadrukt Michiel. “We picken niet alleen voor onze fysieke winkels, maar ook voor de webshop.” Klanten die vandaag bestellen, verwachten hun bestelling morgen in huis. Dan wil je hen niet moeten opbellen omdat een artikel toch niet beschikbaar blijkt te zijn.”
Voor Michiel zijn de twee grootste verbeteringen dan ook duidelijk: de enorme tijdswinst en de sterk verhoogde voorraadcorrectheid.
Geen standaardimplementatie
Door de schaal en de vele logistieke scenario’s is dit geen doorsnee ERP-implementatie. Naast de winkelbevoorrading en webshoporders moest onder meer rekening worden gehouden met grijpvoorraden, magazijntransfers, verschillende merken en de specifieke verwerking van geboortelijsten.
ProfitPlus pakte het traject daarom pragmatisch aan.
“We bekijken eerst hoe een klant vandaag werkt en combineert die kennis vervolgens met de mogelijkheden van ProfitPlus”, legt Stijn uit, die binnen het traject zowel de rol van projectmanager als senior consultant opneemt. “Het doel is niet om zomaar software te installeren.” “We willen de noden van de klant invullen en de processen daadwerkelijk verbeteren.”
Een persoonlijk contact bewaakt het geheel, zo kent de business consultant het bedrijf het best.. Vanuit een helikopterperspectief wordt erop toegezien dat de verschillende processen samen één werkend systeem vormen. Daarbij wordt administratieve overkill bewust vermeden. Eerst onderzoeken we wat de standaardsoftware al ondersteunt en enkel wat dat een duidelijke operationele meerwaarde biedt, wordt verwerkt in het proces voor een maximale werking.
Dankzij automatisering en bulkverwerking kon SupraBazar grote hoeveelheden data en artikelen efficiënter verwerken, zonder de dagelijkse werking onnodig ingewikkeld te maken.
Goede software merk je bijna niet op
Volgens Lowie Vanhalst zit de kracht van een ERP-pakket niet alleen in het aantal functionaliteiten. Het systeem moet vooral betrouwbaar zijn tijdens de dagelijkse werking.
“Het pakket doet wat een ERP-pakket moet doen: het werkt”, zegt hij. “Je kan het vergelijken met het internet.” “Zolang je het niet opmerkt, functioneert het perfect.”
Ook buiten de technologie ervaart SupraBazar de samenwerking als een partnership. De directe communicatielijnen spelen daarin een belangrijke rol. Vragen en uitdagingen verdwijnen niet in een log of rigide ticketsysteem, maar worden rechtstreeks besproken.
“ProfitPlus dacht vanaf het begin mee over onze noden, zelfs tijdens het verkoopproces”, aldus Lowie. “Ze beantwoorden niet alleen onze vragen, maar denken constructief mee over oplossingen.” “Ook wanneer die ruimer gaan dan hun eigen softwarepakket.”
Dat bleek onder meer toen de groep onverwacht uitbreidde met nieuwe entiteiten zoals Kabine. Die uitbreiding maakte oorspronkelijk geen deel uit van de geplande architectuur. Toch kon ProfitPlus snel een nieuw virtueel magazijn en bijkomende logistieke flows opzetten, zonder de bestaande winkels en flows te hinderen.
Actuele winkelvoorraden rechtstreeks op de webshop
Ook bij recente verbeteringen aan de webshop neemt ProfitPlus een actieve rol op.
SupraBazar wilde klanten niet alleen de algemene beschikbaarheid van een artikel tonen, maar ook de actuele voorraad per fysieke winkel. Zo kan een klant vooraf controleren of bijvoorbeeld een grote barbecue beschikbaar is in een winkel in de buurt.
ProfitPlus leverde daarvoor de benodigde data en werkt rechtstreeks samen met de externe webshoppartner van SupraBazar.
De webshop, winkels en het centrale magazijn zijn daardoor geen aparte eilanden. Ze maken deel uit van één geïntegreerde informatiestroom.
Samen vooruitkijken naar automatisering en AI
Hoewel het systeem bijna 2 jaar live is, beschouwen SupraBazar en ProfitPlus de implementatie niet als een afgerond verhaal.
Binnen de logistiek wordt momenteel gewerkt aan een toekomstplan waarin verdere automatisering mogelijk een belangrijke plaats krijgt. ProfitPlus denkt mee over de rol die het ERP- en WMS-platform daarin kan spelen.
Ook voor artificiële intelligentie zijn al technische fundamenten gelegd. Zo werden koppelingen voorzien waarmee aanvullende productinformatie automatisch kon worden opgehaald. De mogelijkheden zijn aanwezig om product content in de toekomst sneller te verrijken en op grotere schaal te verwerken.
Die proactieve aanpak typeert volgens Stijn het partnership. “SupraBazar komt zelf met nieuwe uitdagingen en evoluties uit de markt. Wij kijken vervolgens hoe technologie, automatisering en AI kunnen helpen om processen verder te verbeteren. “Zo werken we samen naar een oplossing die beter is dan de oorspronkelijke situatie.”
Wanneer 1 + 1 = 3
Sinds de start zit het grootste succes niet in één afzonderlijke functionaliteit. Het zit in de combinatie van mensen, processen en technologie. “Daar ben ik het meest trots op” “Er is een sterke synergie ontstaan waarbij één plus één gelijk is aan drie.” besluit Stijn.
SupraBazar bracht zijn uitgebreide retailkennis, operationele ervaring en ambitie om verder te groeien. ProfitPlus voegde daar de technische bagage, implementatie-ervaring en flexibiliteit aan toe om die ambities praktisch uitvoerbaar te maken.
Het resultaat is een organisatie die groter en veelzijdiger werd, maar tegelijk sneller, correcter en overzichtelijker kan werken. Niet door de complexiteit te ontkennen, maar door ze centraal te ondersteunen.
