Prijsroulette: Welke prijs krijgt jouw klant?
Een klant kan tot een bepaald prijssegment behoren, een contractprijs hebben voor één productgroep en tegelijk recht hebben op een tijdelijke promotie. Op hetzelfde moment kan er een projectprijs gelden die eerder door een accountmanager werd afgesproken.
Welke prijs moet de verkoper dan aanrekenen?
Wanneer die beslissing afhangt van het geheugen van een medewerker, ontstaat een reëel risico op fouten. De klant krijgt een te hoge prijs en dient een klacht in, of het bedrijf verkoopt te goedkoop zonder dat iemand het onmiddellijk merkt.
Prijsbeheer bestaat uit verschillende lagen
In een handelsbedrijf kunnen verschillende prijsmechanismen naast elkaar bestaan, elk met een eigen doel. Zo zijn er algemene catalogusprijzen, prijzen per klantensegment, bijvoorbeeld één prijs voor alle installateurs, en procentuele kortingen of marges op basis van formules. Daarnaast kunnen vaste klantprijzen gelden, of contractprijzen die tijdelijk van toepassing zijn op één klant en één artikelgroep. Ook tijdelijke promotieprijzen en prijzen voor sets of bundels kunnen deel uitmaken van het prijsbeleid.
Het probleem ontstaat wanneer meerdere regels tegelijk van toepassing zijn.
Zonder voorrangsregels wordt elk verkoop een interpretatie
Stel dat een artikel een catalogusprijs van 100 euro heeft.
Een klant krijgt normaal 15 procent korting. Voor hetzelfde artikel bestaat een contractprijs van 82 euro. Tijdens een promotie wordt het tijdelijk aangeboden voor 79 euro, maar voor een specifiek order werd eerder 77 euro afgesproken.
Het is niet voldoende dat al die prijzen ergens in het systeem staan, of wie welke beslissing gemaakt heeft en welke prijs op dat moment actief was. Het systeem moet ook weten welke regel in die situatie wordt toegepast. De exacte voorrangslogica kan verschillen per bedrijf.
Belangrijk is dat de regels consequent worden ingericht, zodat twee medewerkers voor dezelfde klant en hetzelfde order niet op een andere prijs uitkomen.
Tijdelijke prijzen moeten ook echt tijdelijk zijn
Niet elke reservatie is even dringend. Een item dat morgen geleverd moet worden en een levertermijn van zes weken heeft, vormt een groter risico dan een item dat pas over een maand nodig is en binnen twee dagen opnieuw geleverd kan worden.
Daarom moeten minstens drie elementen samen worden bekeken:
- de afgesproken lever- of afroepdatum
- de huidige vrije voorraad
- de verwachte bijbesteltermijn
Op basis daarvan kan het bedrijf bepalen welke goederen vroeg fysiek moeten worden veiliggesteld en welke voorlopig virtueel gereserveerd kunnen blijven.
Margebewaking als extra vangnet
Zelfs met correcte prijsregels kan een uitzonderlijke situatie ontstaan. De aankoopprijs is bijvoorbeeld gestegen, terwijl een oude verkoopprijs nog actief staat. Of een verkoper geeft een bijkomende korting boven op een reeds lage contractprijs.
Daarom is margebewaking een noodzakelijk tweede vangnet.
Het systeem kan controleren of de verkoopprijs onder een ingestelde minimumprijs of minimale marge zakt. Op het moment dat de orderlijn wordt ingevoerd, verschijnt een waarschuwing. De gebruiker ziet zo onmiddellijk dat de prijs afwijkt, in plaats van pas na de facturatie of bij een latere rendabiliteitsanalyse.
Een waarschuwing betekent niet noodzakelijk dat de verkoop wordt tegengehouden. Soms kiest een bedrijf bewust voor een lage marge, bijvoorbeeld om een strategisch project binnen te halen. Het belangrijke verschil is dat die keuze zichtbaar en bewust wordt gemaakt.
Bundels maken prijsbeheer nog complexer
Bij sets en bundels wordt één commerciële prijs gekoppeld als som van verschillende artikelen.
De som van de afzonderlijke componentprijzen hoeft niet gelijk te zijn aan de bundelprijs. Het bedrijf kan bijvoorbeeld een totaalpakket aanbieden met een commerciële korting. Toch moet de marge op het geheel bewaakt blijven. Een prijsstijging van één onderliggend component kan de rendabiliteit van de volledige bundel beïnvloeden.
Daarom moet het prijsbeheer niet alleen afzonderlijke artikelen, maar ook samengestelde producten kunnen beoordelen.
Minder afhankelijkheid van persoonlijke kennis
In veel bedrijven bestaan prijsafspraken deels in het ERP-systeem, deels in Excel en deels in het geheugen van verkoopmedewerkers. Dat is kwetsbaar wanneer iemand afwezig is of een nieuwe collega een order moet verwerken.
Centraal prijsbeheer zorgt ervoor dat commerciële afspraken niet afhankelijk blijven van wie toevallig de bestelling ingeeft. De verkoper moet niet alle historische afspraken onthouden. Het systeem toont de toepasselijke prijs en waarschuwt wanneer de marge buiten de ingestelde grenzen valt.
Correcte prijzen beschermen klant én leverancier
Prijscontrole wordt soms uitsluitend bekeken als bescherming van de marge. Ze beschermt ook de klant. Een contractklant verwacht dat de afgesproken voorwaarden consequent worden toegepast. Wanneer hij bij verschillende bestellingen andere prijzen krijgt, ontstaat discussie en bijkomend commercieel-administratief werk.
Consistent prijsbeheer levert daarom voordelen op aan beide kanten:
- minder prijsdiscussies
- minder creditnota’s
- minder manuele controles
- meer voorspelbare marges
- consequente toepassing van contractafspraken
