Wanneer moet voorraad écht aan de kant?
Een klant bestelt een artikel dat pas over drie weken geleverd moet worden. Het artikel is op voorraad, maar er zijn maar enkele exemplaren beschikbaar. Leg je het onmiddellijk fysiek apart? Of reserveer je het in het systeem en laat je het voorlopig op de normale magazijnlocatie liggen?
Beide keuzes kunnen correct zijn. Het verschil hangt af van de betrouwbaarheid van de voorraad, de magazijnomgeving (is er plaats?), de levertermijn en het risico dat iemand het gereserveerde artikel toch voor een andere klant gebruikt.
Fysiek klaarleggen biedt zekerheid, maar kost ruimte en tijd
De meest tastbare manier om voorraad voor een klant veilig te stellen, is het artikel onmiddellijk picken en apart leggen. Daarvoor zijn vaak bijkomende handelingen nodig:
- een label of document afdrukken
- het artikel uit de normale voorraad halen
- een tijdelijke locatie toewijzen
- registreren waar het ligt
- het later opnieuw verplaatsen bij verzending
Veel bedrijven gebruiken klaarlegrekken met vakken die bijvoorbeeld volgens de eerste letter van de klantnaam zijn ingedeeld.
Dat systeem is eenvoudig en praktisch, maar niet altijd schaalbaar. Tijdens piekperiodes raken bepaalde vakken vol. Medewerkers leggen goederen dan noodgedwongen in een ander vak, waardoor de oorspronkelijke logica verloren gaat. Er moet dan een extra papier bijgelegd worden. Niet iedereen vindt dan alles even snel.
In rustigere periodes blijft een groot deel van diezelfde klaarlegzone leeg.
Beschikbaar, gereserveerd en klaargelegd zijn verschillende toestanden
Een artikel dat fysiek in het magazijn ligt, is niet noodzakelijk nog vrij beschikbaar. Het kan al gereserveerd zijn voor een bestaand order. Tegelijk is gereserveerde voorraad niet automatisch fysiek apart gelegd.
Een goed systeem maakt daarom onderscheid tussen:
- fysieke voorraad: wat werkelijk aanwezig is
- beschikbare voorraad: wat nog vrij verkocht kan worden
- gereserveerde voorraad: wat administratief aan een klant of order is toegewezen (maar nog niet gepickt)
- klaargelegde voorraad: wat al fysiek uit de normale locatie werd gehaald
Zonder die nuance kan een verkoper denken dat een artikel nog beschikbaar is, terwijl het eigenlijk al aan een ander order werd toegewezen. Omgekeerd kan voorraad onnodig als onbeschikbaar worden beschouwd, terwijl de bestaande reservatie pas veel later nodig is en het artikel snel kan worden bijbesteld.
De leverdatum bepaalt mee hoe kritisch een reservatie is
Niet elke reservatie is even dringend. Een item dat morgen geleverd moet worden en een levertermijn van zes weken heeft, vormt een groter risico dan een item dat pas over een maand nodig is en binnen twee dagen opnieuw geleverd kan worden.
Daarom moeten minstens drie elementen samen worden bekeken:
- de afgesproken lever- of afroepdatum
- de huidige vrije voorraad
- de verwachte bijbesteltermijn
Op basis daarvan kan het bedrijf bepalen welke goederen vroeg fysiek moeten worden veiliggesteld en welke voorlopig virtueel gereserveerd kunnen blijven.
Afroeporders samen met de klant beheren
Bij projectleveringen en technische groothandels worden goederen soms besteld, maar pas later op afroep geleverd. Wanneer de klant de afroep blijft uitstellen, kunnen artikelen lange tijd in de klaarlegzone blijven staan. Dat kost plaats en maakt de magazijnorganisatie onoverzichtelijk.
Via een gekoppelde e-commerceomgeving kan de klant een geplande afroepdatum raadplegen of wijzigen. Het bedrijf kan daarbij grenzen instellen, zodat de afroep niet onbeperkt wordt uitgesteld.
De voorraad blijft zo gekoppeld aan een concrete verwachting in plaats van aan een open bestelling zonder duidelijke uitvoeringsdatum.
Virtueel reserveren werkt alleen bij betrouwbare voorraad
Wanneer de picking snel en betrouwbaar verloopt, hoeft niet elk artikel weken op voorhand fysiek klaar te liggen. De voorraad kan op de normale locatie blijven terwijl het systeem verhindert dat het gereserveerde aantal aan een ander order wordt toegewezen.
Dat bespaart:
- verplaatsingen
- tijdelijke opslagruimte
- extra labels
- het herhaaldelijk behandelen van goederen
Het model werkt echter alleen wanneer medewerkers de reservatie respecteren en elke magazijnbeweging tijdig registreren.
In een winkelomgeving is dat moeilijker: Wanneer klanten zelf goederen uit de rekken nemen, weet het systeem niet altijd onmiddellijk dat een gereserveerd artikel fysiek verdwenen is. Daar kan vroeg picken en klaarleggen nog steeds de veiligste keuze zijn.
Kritische componenten vroeger picken
Een gemengde aanpak is vaak het meest praktisch. Stel dat een levering bestaat uit een specifieke motor en verschillende courant beschikbare hulpstukken. De motor heeft een lange levertermijn en is essentieel voor het order. De hulpstukken liggen bijna altijd op voorraad.
Dan kan de motor vroeg worden gepickt en fysiek veiliggesteld. De standaardcomponenten worden pas één of twee dagen voor de levering verzameld. Zo wordt het grootste beschikbaarheidsrisico afgedekt zonder dat de volledige bestelling wekenlang plaats inneemt in de klaarlegzone.
Niet alles zo vroeg mogelijk picken
Vroeg picken voelt veilig, maar is niet automatisch efficiënt. Goederen worden langer opgeslagen, vaker verplaatst en kunnen moeilijker opnieuw worden ingezet wanneer het order wijzigt. De klaarlegzone wordt groter en het terugvinden van klaargelegde orders wordt complexer.
De juiste strategie verschilt daarom per artikel, klant en order.
Een ERP- en magazijnsysteem moet die nuances zichtbaar maken en niet alleen één algemeen voorraadcijfer tonen.
ProfitPlus Business Software heeft dankzij een uitgebreid WMS systeem met veel logica, een onderscheid tussen al deze nuances: fysieke, beschikbare, gereserveerde en klaargelegde voorraad. Zo kan je kritische onderdelen tijdig veiligstellen zonder elke bestelling onnodig vroeg volledig te picken.
